ELEKTRONİK EVRAK (KurumNet):

Bilgisayarların ve bilgisayar ağlarının tüm hayatımızı etkilediği günümüzde, ticari kurumlar internet sayesinde hızlı ve ucuz haberleşme imkanına kavuşmuştur. Ticari şirketler tarafından yoğun olarak kullanılan e-posta’nın devlet kurumlarında kullanılması ise güvenlik nedenleri ile sadece basit duyurularla sınırlı kalmıştır.

15.01.2004 tarihinde kabul edilen 5070 no’lu “Elektronik İmza Kanunu” ile internet üzerinden güvenli bir şekilde iletişimin önü açılmıştır. Bu kanunun 5. maddesine göre; “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur”. Dijital imzanın tanımı şöyle yapılabilir: elektronik ortamda iletilen bilgilerin, kesinlikle bunları gönderen kuruma veya kişiye ait olduğunu doğrulayarak, verinin başkası tarafından yollanmadığını garanti edecek teknolojik uygulamanın adıdır. Dijital imzanın niteliği gereği; imzalanmış bir belgeyi yollayan kişi onu yolladığını, alıcı da aldığını inkar edemez.

Elektronik İmza Kanunda Güvenli Elektronik İmza oluşturulabilmesi için gerekli kriterler şöyle sıralanmıştır:
a) Ürettiği elektronik imza oluşturma verilerinin kendi aralarında bir eşinin daha bulunmaması.
b) Elektronik imza oluşturma verilerinin araç dışına hiçbir biçimde çıkarılamaması ve gizliliği.
c) Üzerinde kayıtlı bulunan elektronik imza oluşturma verilerinin, üçüncü kişilerce elde edilememesi, kullanılamaması, elektronik imzanın sahteciliğe karşı korunması.
d) İmzalanacak verinin imza sahibi dışında değiştirilememesini ve bu verinin imza sahibi tarafından imzanın oluşturulmasından önce görülebilmesi.

      Elektronik Evrak Kullanımının Avantajları:

Faks zinciri ortadan kalkar.
Telefon zinciri ortadan kalkar.
Evraklar anında ulaşır.
Evrakın ulaşıp ulaşmadığı, ulaştıysa kim tarafından okunduğu belli olur. Bu sayede evrak elime ulaşmadı, evrakı görmedim gibi bir bahane öne sürülemez.
Kurumlar sistem üzerinden haberleşirler. Telefon masrafları azalır.
Bilgisayar yazıcı kartuşu veya toneri, kâğıt ve kırtasiye masrafları azalır.
Evrakların personel tarafından getirilip götürülmesine gerek kalmaz. Ulaşım masrafları azalır. Personeller başka işlerde kullanılarak tasarruf edilir.
Evrak kayıt defteri otomatik olarak oluşturulur. Ayrıca evrak-kayıt defterine veya evrak-kayıt programına gerek kalmaz.
Evrakın kaybolması, evrakın deforme olması gibi sorunlar ortadan kalkar.
İstenilen evrak çeşitli özelliklerine göre anında bulunur.
Bilgi toplama formu ile istatistiksel bilgiler otomatik olarak toplanır.

        Kurum-Net Kullanım Klavuzu